Een heugelijk feit, vindt Hilde van Asveldt, afdelingshoofd communicatie van de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant. Maar ondanks alle inzet en enthousiasme van de afgelopen jaren is het werk nog lang niet gedaan. Voordat het feest kan losbarsten, gaan management en werknemers samen de identiteit van de Veiligheidsregio bepalen. Van ‘wie zijn wij’ tot ‘wat willen we uitdragen.’ Pas als het samenhorigheidsgevoel ook een feit is, wordt het tijd voor een feestje.

Het begin van de veiligheidsregio
Toen enkele jaren geleden het begrip ‘Veiligheidsregio’ werd geïntroduceerd in Zuidoost-Brabant, werd daar met gemengde gevoelens op gereageerd. Een nieuwe organisatie betekende immers verandering en een nieuwe werkwijze. Niet gek dus, dat lang niet iedereen stond te springen om aan de slag te gaan met de Veiligheidsregio. ‘Mensen vinden het moeilijk om te veranderen. Dat is nu eenmaal zo,’ vertelt Van Asveldt die als communicatieadviseur de opkomst van de Veiligheidsregio van dichtbij meemaakte. ‘Daarom proberen we hier in Zuidoost-Brabant de mensen van de werkvloer zo veel mogelijk bij de totstandkoming van de regio te betrekken. Dat doen we door onder andere werkvloeroverleggen en projectgroepen. Uiteindelijk moet iedereen er trots op zijn dat ze voor de Veiligheidsregio werken. Je werkt niet alleen voor rood of wit, maar ook voor de Veiligheidsregio. Dat gevoel willen we bereiken.’
Het proces daar naar toe is geen gemakkelijke opgaaf, weet ook Van Asveldt. ‘Je moet mensen laten meegroeien in een nieuwe organisatie. Als je dat zorgvuldig wilt doen, kost dat nu eenmaal tijd. Daarom heeft het ook even geduurd voordat de Veiligheidsregio gestalte kreeg. We gingen als één van de eerste regio’s enthousiast van start, maar omdat we het zorgvuldig aanpakten en iedereen erbij betrokken, kostte dat meer tijd en werden we onderweg door andere regio’s ingehaald.’
Na jaren van inspanning is de regio nu concreet, maar het werk is nog niet gedaan. De tweede helft van 2008 besteedt de regio aan het bepalen van strategie, uitstraling en beleving. Van ‘wie zijn we’ tot ‘wat willen we uitstralen’. Deze vragen gaan de revue passeren in diverse lagen van de organisatie. Pas als er samen met de medewerkers van de Veiligheidsregio een identiteit is bepaald, kan het ‘regiogevoel’ gaan overheersen.
 
Communicatie binnen de veiligheidsregio
Ondanks dat er nog op volle toeren wordt gewerkt aan de invulling van de Veiligheidsregio, ziet Van Asveldt nu al voordelen van de regionale organisatie. ‘We zijn straks een onafhankelijke organisatie met gedreven specialisten. Waar de verschillende disciplines samen optrekken met hetzelfde perspectief voor ogen. En waar we van elkaars kennis kunnen profiteren.’
Daarnaast neemt het werkveld van Van Asveldt een belangrijke rol in, binnen de nieuwe organisatie. ‘Dat heeft ook wel nadelen’, zegt Van Asveldt. ‘Tegenwoordig denkt bijna iedereen verstand te hebben van communicatie. Dat is wel eens lastig. Maar de truc is die kennis en beleving van anderen te gebruiken. Ook is het aan de communicatieadviseurs om bestuurders te overtuigen te vertrouwen op de deskundigheid van communicatiespecialisten, met name in tijden van crises.’
Als voorbeeld neemt Van Asveldt het persbericht. Volgens haar wordt het persbericht tijdens oefeningen en incidenten te vaak ‘heilig’ verklaard. Er zijn zelfs zoveel mensen die zich tijdens de oefening met het persbericht bemoeien dat het te lang duurt voordat het beschikbaar wordt gesteld aan de media. Het tegenstrijdige van dit verhaal is, dat de bestuurders die het persbericht tot in den treure willen checken, geen invloed hebben op wat de OVD of de COPI-voorlichter ter plaatse tijdens een crisis al vertellen aan de media. Die informatie komt de wereld in zonder aan de bestuurders te zijn voorgelegd. ‘Vertrouwen hebben in elkaars deskundigheid is dan ook een voorwaarde’, vindt Van Asveldt.
 
Monodisciplinaire oefening communicatie
Het knelpunt ten aanzien van de communicatie komt vooral aan de orde tijdens crises of tijdens een multidisciplinaire oefening. Echter, tijdens die oefeningen is communicatie geen hoofdpunt op de agenda. Daarom houden de communicatieadviseurs van de Regionale Voorlichterspool Zuidoost-Brabant vier keer per jaar ook nog een monodisciplinaire oefening. Aan de hand van een fictieve crisis wordt het deelplan communicatie doorlopen. Er wordt onder andere geoefend met het presteren onder druk, het schrijven van persberichten, het opstellen van veelgestelde vragen en antwoorden en het te woord staan van de media en bezorgde burgers.
 
De oefening heeft niet alleen plaats op papier, maar wordt ook echt uitgevoerd. De voorlichters spelen diverse rollen: hoofd gemeentelijk actiecentrum voorlichting, coördinator publieksinformatiecentrum, voorlichter interne communicatie en soms ook een bezorgde moeder of een vervelende journalist. Door de rollenspellen oefenen de voorlichters met diverse levensechte situaties. ‘Tijdens deze oefeningen stuit je op hele andere problemen, organisatorisch en praktisch,’ vertelt Van Asveldt. ’Zoals een perscentrum waar wel computers staan maar geen inlognaam is, tot draaiboeken die net niet lekker lopen. Of je komt er tijdens de oefening achter dat de media-analist te ver van de OT voorlichter staat. Dat pas je dan aan in het deelplan.’
De organisatie van de oefening rouleert onder de leden van de voorlichterspool van de regio Zuidoost-Brabant. Deelname is niet verplicht, maar de opkomst is elke keer weer groot. Van Asveldt: ‘Sommige voorlichters vinden de oefeningen erg belangrijk. Zij maken hier graag tijd voor vrij. Je merkt dat ze affiniteit hebben met de crisisorganisatie en dat ze daar een bepaalde routine in willen krijgen.’
 
Affiniteit met piket
Waar de voorlichters ook tijd voor moeten vrij maken, is piketdiensten. De Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant heeft een gebrek aan piketters voor voorlichterfuncties, beaamt Van Asveldt. Omdat de meeste gemeenten in de Veiligheidsregio te klein zijn om continu een voorlichter paraat te hebben staan in tijden van crises, is er een piketdienst ingesteld voor het RBT, het CoPI en het OT. Van Asveldt: ‘De vergoedingen van deze piketdiensten lopen erg uiteen binnen de regio. Gelijktrekken van de vergoedingen zit er op korte termijn niet in, waardoor het lastig is om nieuwe mensen te vinden voor de piket. Het is een keer in de zes weken, maar dan ben je wel een week lang 24 uur per dag oproepbaar en moet je binnen een uur in Eindhoven kunnen zijn. Veel mensen vinden dat een te grote aanslag op hun privé-leven.’ Toch wil de Veiligheidsregio de mogelijkheden bekijken om ook van het hoofdactiecentrum voorlichting en van de voorlichter GBT een piketfunctie te maken. Hiervoor wil de regio niet alleen uit de pool van RT-voorlichters putten, maar ook andere voorlichters aanspreken. Van Asveldt: ‘Elke voorlichter is welkom als hij of zij maar voldoet aan de functie-eisen. Kwaliteit staat immers altijd voorop.’
 
Hoewel de Veiligheidsregio steeds meer vorm gaat krijgen, is er nog genoeg te doen voor de voorlichters, het management en de werknemers. De eerste mijlpaal is bijna bereikt; het harde werken kan worden beloond.
 
© ERC 2008 | Lucinda Sterk, webredacteur ERC