Organisatie

Een team bestaande uit medewerkers uit alle hoeken van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en medewerkers van het team bijzondere uitvaarten (TBU) van Monuta organiseerde de bijeenkomst. Door twee maal per dag te briefen bleef iedereen op de hoogte van wat er gerealiseerd was.

Op 28 juni begonnen de opbouwwerkzaamheden in de dr. Anton Philipszaal. Vanaf ’s morgens half zeven tot laat in de avond ging het werk door. Op het Spuiplein verrees een tent om de logistiek rondom de bezoekers beter te stroomlijnen. Het resultaat van de gezamenlijke inspanningen werd al snel zichtbaar. Aan alles was gedacht. Zo was bekend dat het op 30 juni erg warm zou worden. Daarom was gezorgd voor airconditioning, zelfs in de grote zaal, en voor extra flesjes water. 30 juni begon voor enkelen heel vroeg. Om 7.00 uur was de briefing met het projectteam. Om 8.00 uur werden de deelcoördinatoren gebrieft en om 9.00 uur was er een centrale briefing voor alle operationele medewerkers. Hierna volgde nog een deelbriefing per deelprojectgroep. Zo werd in korte tijd iedereen voorbereid op het verloop van de dag. Ondertussen ging de generale repetitie van start. Deze was onder andere nodig om te zorgen voor de juiste belichting en opnamen voor de NOS.

Waardering

Het team verwachtte ongeveer 950 gasten. Niet alleen de familie van de slachtoffers, maar ook de betrokken hulpverleners waren uitgenodigd. Door een ernstig ongeluk op de A12 kwamen veel gasten later binnen. Daardoor schoof het hele programma een half uur op. Direct werd contact gezocht met de Koningin en ministers zodat zij een half uur later konden komen. De bijeenkomst zelf verliep uitstekend. De nabestaanden gingen helemaal in de herdenking op. Het noemen van de namen van hen die waren getroffen, had veel impact. Na afloop kwam de Koningin met een groot deel van de nabestaanden samen. Hier waren ook enkele ministers bij aanwezig. De nabestaanden waardeerden dit zeer.

Het was een belangrijke dag voor de nabestaanden, de hulpverleners, de overheid en de samenleving. Dat de organisatie een fantastische prestatie heeft geleverd, werd wel duidelijk uit de vele lovende reacties van de aanwezigen. De kern hieruit was dat er aandacht was voor iedereen en dat iedereen zich belangrijk voelde. Ook de inrichting en het programma werden becomplimenteerd.

Goede samenwerking

Natuurlijk organiseer je een herdenkingsbijeenkomst als deze niet alleen. Je hebt elkaar nodig. Medewerkers van het ministerie, van het Protocolbureau en van Monuta vulden elkaar goed aan. Zo zie je ook de toegevoegde waarde die ieder individu biedt. Ongeveer 250 medewerkers waren gedurende de dag actief. Dit kan alleen maar als je onderling hele goede afspraken maakt. En dat is gelukt. Hopelijk helpt deze bijeenkomst bij het verwerken van het grote verlies dat de nabestaanden hebben geleden.

Het Team Bijzondere Uitvaarten

Het TBU is gespecialiseerd in de organisatie van uitvaarten met een extra dimensie. Het is onder andere opgeleid en getraind voor de uitvoering van Staatsuitvaarten, uitvaarten met militaire eer en uitvaarten met mediabelangstelling. Eén van de specialisaties is de ondersteuning bij rampen en calamiteiten. Denk hierbij dus ook aan de organisatie van herdenkingsbijeenkomsten. Eerder is het TBU ingezet bij de ramp met het vliegtuig van Turkish Airlines in de gemeente Haarlemmermeer, het drama op Koninginnedag in de gemeente Apeldoorn en de herdenking van de aardbeving in Haïti. De rol van het TBU is adviserend, ondersteunend en uitvoerend.

Hans Bleijerveld, teamleider bijzondere uitvaarten Monuta